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如何防范以“办公用品”的名义报销节日送礼费用?

长廉久安 2018-04-10 16:09:14

为逃避监督部门的监督检查,近几年,部分单位财务部门采取了种种作弊方法进行应对。如将节日送礼费用(购物卡等礼品)以“办公用品”或“电脑耗材”的名义报销。

这些使用办公用品与电脑耗材名义列支送礼费用的业务一般有以下特点,只要在巡察工作中加以注意,不难发现:一是这种发票一般开具“办公用品、电脑耗材”的品名;二是在发票开具日期上,一般是2月份或9月份,因为2月份是农历春节,9月份一般是中秋节;三是在金额上一般为整数(大多为购物卡),如办公用品2万元、电脑耗材1.5万元;四是售货单位一般为综合性、大型商店、名店。一般经营有高档烟酒、金银首饰、家电服装等等,如**百货大楼、**购物中心、**国际商务中心、**超市等。

怎样杜绝单位以笼统的办公用品、电脑耗材名义报销送礼费用呢?

实际上,财务制度上很早就为我们设置了防范措施,只要认真执行就行了。

一是,设立办公用品、电脑耗材管理帐目,办公用品、电脑耗材要纳入帐内管理。

二是,凡发票仅笼统的开具“办公用品”、“电脑耗材”的,必须附发票清单。根据规定,购物发票要填写具体的货物名称,确实因一次购买品类较多,发票品名填写不开时,可以填写发票清单(自动发票开具系统均设置了此功能);发票清单设置了品名、单位、数量、单价、金额等栏次,可以依次填写,填写完毕后其汇总金额将自动汇总填写到发票上。

三是,办公用品购入后,要由购买经办人以外的第三人,一般为实物保管人对照发票清单进行清点、验收,并根据清点、验收结果填制“物品验收单”或“物品入库单”。财务人员要根据购物发票、发票清单、物品验收单和付款凭证四种单据经负责人签字后才能报销,没有验收单的业务不准报销;办公用品验收后要记入办公用品明细账。

四是,办公用品领用必须凭经分管办公用品的领导签批的“物品领用单”或“物品出库单”才能领取办公用品;办公用品明细账要根据领导签批的物品领用单登记办公用品的减少。

五是,监督部门要定期对照办公用品明细账对实际剩余的办公用品进行盘点,看其办公用品结余是否真实存在。